شماره9000/33511/100                                                              1397/7/16

جناب آقای اکبرپور

رئیس محترم هیأت مدیره و مدیرعامل روزنامه رسمی کشور

تصویر نامه شماره 9000/33453/100 مورخ 1397/7/15 رئیس محترم حوزه ریاست قوه قضائیه درخصوص «اساسنامه کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی» جهت درج در روزنامه رسمی به پیوست ایفاد می گردد.

مدیرکل دبیرخانه قوه قضائیه ـ محسن محدث

شماره9000/33453/100                                                              1397/7/15

حجت الاسلام والمسلمین جناب آقای دکتر شهریاری

معاون محترم رئیس قوه قضائیه و رئیس مرکز آمار و فناوری اطلاعات

اساسنامه پیشنهادی کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی مرکزی، به استحضار ریاست محترم قوه قضائیه رسید، مرقوم فرمودند:

«اساسنامه کانون دفاتر الکترونیک به صورتی که در این اوراق (8صفحه) درج شده، مورد موافقت است.»

علیهذا ضمن ابلاغ مراتب، یک نسخه از اساسنامه تصویب شده جهت اقدام لازم و بهره برداری به پیوست ارسال می گردد.

رئیس حوزه ریاست قوه قضائیه ـ علی خلفی

اساسنامه کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی مرکزی

مقدمه:

در راستای تبصره 2 ماده 655 قانون آیین دادرسی کیفری مصوب 1392 و فصل چهارم آیین نامه اجرایی ایجاد دفاتر خدمات الکترونیک قضایی و کانون آنها، به شماره 9000/65137/100 مورخ 1396/12/26 مصوب ریاست محترم قوه قضائیه و اجرای دقیق و صحیح مقررات حاکم بر کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضایی، وظایف کانون و ارکان آن به شرح اساسنامه ذیل می باشد.

اصطلاحات:

مرکز: مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه

اداره کل: اداره کل دفاتر خدمات الکترونیک قضائی

دفاتر: دفاتر خدمات الکترونیک قضائی

کانون: کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضائی

اعضاء: مدیران دفاتر خدمات الکترونیک قضائی

فصل اول ـ کلیات

ماده1ـ نام: کانون دفاتر خدمات الکترونیک قضائی که منبعد کانون نامیده می شود.

ماده2ـ مکان: مرکز اصلی کانون در تهران ـ خیابان شهید بهشتی ـ نبش خیابان ولیعصر ـ خیابان عبادی ـ نبش کوچه منصور ـ روبروی بیمارستان توس ـ پلاک 3 می باشد.

ماده3ـ مدت: مدت فعالیت از زمان تشکیل به مدت نا محدود می باشد.

ماده4ـ کانون حسب اعلام قوه قضاییه و با رعایت نیاز هر استان، کانون استانی راه اندازی خواهد کرد. اساسنامه و سایر امور کانون ها به موجب آیین نامه ای است که متعاقباً پیشنهاد و تصویب خواهد شد.

تا تشکیل کانون های استانی،کانون می تواند با ایجاد دفاتر نمایندگی در استان ذیربط امور دفاتر خدمات الکترونیک قضایی آن استان را اداره نماید.

ماده5 ـ اهداف و موضوع کانون:

1ـ نظارت بر کانون های استانی و دفاتر نمایندگی در استان ها

2ـ تدوین و تنظیم گزارش عملکرد کانون های استانی و دفاتر نمایندگی و ارائه به اداره کل

3ـ فراهم نمودن موجبات پیشرفت علمی و عملی دفاتر

4ـ تدوین برنامه های آموزشی برای مدیران و کارکنان دفاتر

5 ـ  بررسی پیشنهاد واصله در تعیین و تغییر تعرفه خدمات قضائی و پیشنهاد به اداره کل

6 ـ بازرسی دوره ای و موردی از دفاتر خدمات و ارائه گزارش به اداره کل و هیأت تخلفات بدوی

7ـ پیشنهاد دریافت درصدی از درآمد و حق عضویت اولیه از دفاتر خدمات

8 ـ پیشنهاد توسعه کمی و کیفی دفاتر به اداره کل

9ـ انجام وظایف اجرائی اداره کل در صورت تفویض

10ـ هماهنگی کلیه امور صنفی دفاتر

ماده6 ـ کانون دارای شخصیت حقوقی و مالی مستقل و از نظر نظامات تابع قوه قضائیه می باشد.

فصل دوم ـ ارکان کانون

ماده7ـ ارکان کانون عبارتند از:

1ـ مجمع عالی

2ـ هیئت مدیره

3ـ حسابرس

ماده8 ـ مجمع عالی کانون متشکل از 3 عضو میباشد:

1ـ رئیس مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه به عنوان رئیس مجمع عالی

2ـ مدیر کل خدمات الکترونیک قضائی مرکز به عنوان دبیر جلسه

3ـ رئیس هیئت مدیره کانون.

ماده9ـ جلسات مجمع عالی سالی دو بار در تیر ماه جهت تصویب ترازنامه و صورتهای مالی کانون و در بهمن ماه جهت اخذ گزارش عملکرد کانون و دفاتر نمایندگی و تصویب بودجه سال آتی کانون تشکیل می شود.

تبصره1: جلسات مزبور با دعوت دبیر مجمع تشکیل می شود.

تبصره2: جلسات فوق العاده بنا به درخواست هر یک از اعضا و تصویب رئیس مجمع تشکیل می شود.

ماده10ـ اختیارات مجمع عالی به شرح ذیل است:

1ـ استماع گزارش عملکرد کانون های استانی و دفاتر نمایندگی، ارائه شده توسط مدیر کل دفاتر خدمات قضائی.

2ـ استماع گزارش سالانه هیئت مدیره و بازرس قانونی کانونهای استانی و بازرس دفاتر نمایندگی.

3ـ بررسی و تصویب ترازنامه و صورتهای مالی کانون.

4ـ بررسی و اتخاذ تصمیم نسبت به خط مشی و برنامه ریزی برای فعالیتهای آتی کانون.

5 ـ بررسی و تصویب بودجه پیشنهادی هیئت مدیره و تصمیم در خصوص ذخیره ها و سپرده های مالی.

6 ـ تصویب حق حضور در جلسات هیئت مدیره و حقوق اعضاء تمام وقت هیئت مدیره کانون.

7ـ تصویب تشکیل کانون استان ها

8 ـ بررسی موضوع انحلال کانون و کانون های استانی و پیشنهاد به ریاست محترم قوه قضائیه

ماده11ـ کانون های استانی از حیث امور اداری و مالی و تشکیلاتی تحت نظارت و مدیریت کانون مرکز می باشند.

ماده12ـ هیئت مدیره کانون

کانون به وسیله هیئت مدیره ای مرکب از هفت نفر به شرح ذیل اداره می شود:

1ـ دو نفر از مدیران دفاتر از بین مدیران پیشنهادی اعضای کانون و تصویب رئیس مرکز با تأیید رئیس قوه قضائیه

2ـ دو نفر از قضات با حداقل ده سال سابقه قضائی به پیشنها شورا و تصویب رئیس مرکز با تأیید رئیس قوه قضائیه

3ـ مدیر یا نماینده تام الاختیار اداره کل خدمات الکترونیک قضایی

4ـ یک نفر نماینده مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه

5 ـ مدیر عامل کانون

تبصره1: دوره تصدی اعضای هیئت مدیره 3سال و انتخاب مجدد آنها بلامانع است.

تبصره2:تا قبل از تشکیل کانون های استانی، اعضای بند1 از میان مدیران دفاتر با تأیید رئیس مرکز انتخاب می شود

ماده13ـ اعضای هیئت مدیره در اولین جلسه با رأی مخفی یک نفر را با اکثریت آرا به عنوان مدیرعامل و از میان افراد مذکور در بند یک ماده دوازده، یک نفر را به عنوان رئیس هیئت مدیره و یک نفر را به عنوان خزانه دار انتخاب خواهند کرد

جلسات هیئت مدیره با حضور اکثریت اعضاء تشکیل و تصمیمات هیئت مدیره با رای اکثریت اعضای هیئت مدیره معتبر است. مدیرعامل کانون، نماینده قانونی کانون در اجرای مصوبات هیات مدیره است و مکاتبات کانون با امضای وی و در امور مالی به همراه امضای خزانه دار معتبر خواهد بود.

تبصره 1ـ مدیرعامل کانون باید به صورت تمام وقت در کانون حضور داشته و در صورتی که مدیر دفتر خدمات قضایی باشد برای اداره دفتر خود کفیل معرفی کند

تبصره2ـ در صورتی که هر یک از اعضای هیئت مدیره به هر دلیل اعم از فوت، غیبت، محجوریت، استعفا و غیره در جلسات هیئت مدیره به مدت 3 ماه شرکت ننماید رئیس مرکز فرد جانشین را معرفی خواهد نمود.

ماده14ـ وظایف هیئت مدیره:

1ـ نظارت بر حسن اجرای امور کانون های استانی و دفاتر نمایندگی.

2ـ تدوین و تنظیم گزارش عملکرد کانون های استانی و دفاتر نمایندگی و پیشرفت کاری و اقدامات مرتبط و ارسال آن به اداره کل.

3ـ پیشنهاد تشکیل کانون استان ها

4ـ سیاست گذاری در امر آموزش و اجرای آن پس از تصویب اداره کل.

5 ـ بررسی پیشنهادهای واصل مربوط به تعیین و تغییر تعرفه های مربوط به خدمات الکترونیک قضائی و حق عضویت سالانه و درصدی از درآمدهای دفاتر و ارسال نتایج آن به اداره کل جهت تصویب

6 ـ بازرسی های دوره ای و موردی وجمع بندی نتایج بازرسی ها و ارسال آن به اداره کل جهت اتخاذ تصمیمات لازم.

7ـ تهیه و تنظیم گزارش مالی و ترازنامه سالیانه جهت ارائه به مجمع عالی

8 ـ تصویب پیشنهادات تشکیلاتی واصله از کانون های استانی

9ـ بررسی و پیگیری شکایات واصله و تخلفات کانون های استانی و دفاتر نمایندگی و گزارش آن به اداره کل و هیأت تخلفات بدوی

10ـ پیشنهاد و ارائه راهکارهای رویه های مشترک (وحدت رویه) بر مبنای چهارچوبهای قانونی به اداره کل.

11ـ تدوین و تنظیم بودجه سالیانه و پیشنهاد آن جهت تصویب به مجمع عالی.

12ـ ارائه طرحهای فرهنگی، رفاهی و بیمه برای مدیران دفاتر و ابلاغ آن در صورت تصویب مجمع عالی

13ـ رسیدگی و تصویب معاملات و نصاب آن طبق آئین نامه مالی و معاملاتی کانونها.

14ـ اتخاذ تصمیم راجع به اقامه، تعقیب و دفاع از هر گونه دعوی و یا انصراف از آن در کلیه مراجع قانونی در راستای وظایف کانون.

15ـ تعیین حسابرس قانونی.

16ـ تشکیل هیأت بدوی رسیدگی به تخلفات و شکایات بر اساس ضوابط .

17ـ تدوین و تصویب دستورالعملهای داخلی مورد نیاز کانون و یا تغییرات و یا اصلاح آنها

تبصره1: اعضاء هیئت مدیره و اعضای خانواده و بستگان درجه یک ایشان حق ندارند شخصاً در معاملاتی که با کانون و یا هر یک از واحدهای زیر مجموعه کانون صورت می گیرد به طور مستقیم  و غیر مستقیم  شرکت نموده و یا سهیم شوند.

تبصره2: جلسات هیئت مدیره به طور منظم و با تعیین دستور جلسه تشکیل و مطالب مورد بررسی که به تصویب برسد طی صورتجلسه ای مکتوب ثبت و نگهداری خواهد شد.

ماده15ـ وظایف و اختیارات مدیرعامل:

1ـ نمایندگی قانونی کانون در اجرای مصوبات هیئت مدیره

2ـ اعمال مدیریت صحیح بر کلیه امور کانونها و دفاتر نمایندگی استان ها و حفاظت از اموال و دارائی های آن

3ـ تهیه و تنظیم برنامه و بودجه کانونها و تراز مالی و گزارشات مربوطه و ارائه آن به هیئت مدیره

4ـ تهیه و تنظیم هرگونه مقررات و دستورالعملهای لازم برای پیشبرد اهداف و امور کانونها و تسلیم به هیئت مدیره جهت تصویب

5 ـ تقسیم کار بین کارکنان و ایجاد هماهنگی بین واحدهای تابعه و عزل و نصب کارکنان بر اساس مقررات مربوطه

6 ـ اتخاذ تصمیم انضباطی در مورد کارکنان کانون بر اساس مقررات و دستورالعملهای مصوب هیئت مدیره

7ـ نمایندگی قانونی کانون در اجرای تصمیمات هیأت مدیره در کلیه مراجع

8 ـ امضاء کلیه مکاتبات اداری و همچنین امضاء کلیه اسناد و اوراق مالی و تعهدآور مشترکا با خزانه دار کانون

9ـ تعیین یک نماینده رسمی برای عضویت در هیأت بدوی رسیدگی به تخلفات و شکایات

ماده16ـ وظایف خزانه دار:

1ـ نظارت بر حسن اجرای کلیه فعالیتهای مالی کانون

2ـ ارائه گزارش عملکرد فصلی امور مالی کانون به هیئت مدیره

3ـ کمک در تهیه و تنظیم بودجه سالانه و همچنین تراز مالی فصلی و یا سالیانه

4ـ همکاری با حسابرس کانون

5 ـ امضاء کلیه اسناد و اوراق مالی مشترکاً با مدیرعامل کانون.

ماده17ـ حسابرس قانونی:

هیئت مدیره کانون یک شخص (اعم از حقیقی یا حقوقی ) را با جلب موافقت اداره کل به عنوان حسابرس قانونی برای مدت یکسال انتخاب می نماید و تجدید انتخاب وی برای دوره های بعدی بلامانع است.

ماده18ـ حسابرس موظف است کلیه گزارشات مالی و تراز مالی کانون را که در اختیار وی قرار می گیرد مورد بررسی قرار داده و به صورت مکتوب در تطابق و یا عدم تطابق آنها با اصول حسابداری و حسابرسی و همچنین در چهارچوب مقررات و دستورالعملهای مصوب و یا وظایف هیئت مدیره اظهار نظر و گزارش نماید.

تبصره1: رئیس کانون و سایر اعضاء هیئت مدیره و کلیه کارکنان موظف هستند هر نوع اسناد، مدارک و اطلاعات مورد نیاز حسابرسی را در اختیار وی قرار دهند.

تبصره2: حسابرسی و مطالعه اسناد و مدارک باید به نحوی انجام گیرد که به امور جاری لطمه ای وارد نشود.

فصل سوم ـ سرمایه و منابع

ماده19ـ سرمایه و منابع  کانون عبارتست از:

1ـ وجوه حاصل از حق عضویت

تبصره: حق عضویت، درصدی از درآمد دفاتر خواهد بود.

2ـ وجوه حاصل از سرمایه گذاری کانون جهت اجرای اهداف کانون با تأیید مجمع عالی.

3ـ کمک ها و هدایا از طرف اشخاص حقوقی یا حقیقی.

4ـ کمکها و مساعدتهای مرکز

فصل چهارم ـ سایر مقررات

ماده20ـ بودجه سالیانه کانون حداکثر باید تا پایان دیماه هر سال از طرف هیئت مدیره و رئیس کانون تهیه و برای بررسی و تصویب نهائی به مجمع عالی ارائه شود و مجمع عالی کانون نیز رسیدگی به بودجه را طوری انجام دهد که نهایتا در پایان سال بودجه مصوب به کانون ابلاغ گردد.

ماده21ـ کلیه دفاتر می بایستی حق عضویت تعیین شده از درآمد را که با تصویب مجمع عالی تعیین می گردد به کانون پرداخت نمایند.

ماده22ـ انحلال کانون

کانون در صورت پیشنهاد مجمع عالی و با تصویب رئیس محترم قوه قضائیه منحل می گردد و در این صورت انحلال توسط هیأت منتخب انحلال که توسط رئیس محترم قوه قضائیه تعیین می گرددامور انحلال را انجام خواهد داد..

این اساسنامه مشتمل بر 22 ماده و 11 تبصره می باشد و در تاریخ 1397/07/04 به تأیید هیات مدیره کانون رسیده است.